Несоответствие объёмов в электронном документе приёмки и приложенных актах

При исполнении муниципального контракта на устройство и эксплуатацию ледовой переправы «Спирино — Чингис» через Новосибирское водохранилище возникло принципиальное расхождение в документах приёмки. К электронному комплекту были приложены акты и справка на общую стоимость 2 252 939,82 рубля, однако позднее в ЕИС оказался подписан документ о приёмке с суммой 2 952 939,82 рубля. Заказчик заявил, что больший объём был подписан из-за технической ошибки сотрудника, тогда как подрядчик настаивал, что указанные им работы и сумма соответствовали фактически выполненному объёму.

Профессионально значимым в этой ситуации стало не только различие двух сумм. Суды проверяли сразу несколько уровней доказательственной цепочки: электронный документ о приёмке, приложенные КС-2 и КС-3, журнал выполненных работ, исполнительную документацию, возражения заказчика по отдельным позициям и возможность подтвердить фактические объёмы после демонтажа временной переправы. В результате спор показал, насколько опасно оставлять расхождение между сметно-исполнительными документами и юридически значимым электронным документом до момента его подписания.

Какие работы выполнялись по контракту

Муниципальный контракт был заключён 24 октября 2022 года. Его предметом являлись строительство и эксплуатация ледовой переправы «Спирино — Чингис» через Новосибирское водохранилище в Ордынском районе Новосибирской области на период 2022–2023 годов. Первый этап охватывал период с ноября 2022 года до апреля 2023 года, второй — последующий эксплуатационный период. Цена всего контракта составляла 3 076 881,60 рубля, при этом основная часть стоимости приходилась на первый этап.

Оплата была связана с электронной приёмкой результата через Единую информационную систему в сфере закупок. Это обстоятельство сделало особенно важным совпадение данных между первичными и приложенными документами и тем документом о приёмке, который стороны подписывали усиленными электронными подписями.

Где возникло первое расхождение

При размещении информации об исполнении первого этапа подрядчик приложил шесть актов о приёмке выполненных работ на общую сумму 2 252 939,82 рубля, справку о стоимости выполненных работ и затрат на ту же сумму, общий журнал работ, акты скрытых работ и другие материалы. По материалам судебного дела этот объём был согласован заказчиком при первоначальной приёмке.

Затем в ЕИС был сформирован другой документ о приёмке — исправление № 3 от 15 мая 2023 года. В нём фигурировала сумма 2 952 939,82 рубля. Заказчик утверждал, что документ содержит увеличенные объёмы и был подписан его сотрудником ошибочно с использованием электронной подписи руководителя. После обнаружения расхождения администрация направляла подрядчику требования об исправлении документа. Подрядчик, однако, ответил, что ошибки нет и отражённые в документе работы и стоимость являются верными.

Таким образом, наличие двух разных наборов стоимостных данных было бесспорным, но причины и фактическая обоснованность большего объёма стороны оценивали противоположно. Поэтому профессиональная проверка не могла закончиться простым сравнением итоговых сумм.

Почему электронный документ нельзя проверять отдельно от приложений

С точки зрения контроля сметной и исполнительной документации такая ситуация требует построчного сопоставления. Необходимо установить не только разницу между итогами, но и конкретные позиции, которыми сформировано увеличение: какие объёмы изменились, какие виды работ добавились, имеются ли для них записи в журнале, предусмотрены ли они сметой и подтверждаются ли исполнительными материалами.

Особенность рассматриваемого спора состояла в том, что законодательный механизм электронной приёмки придавал самостоятельное значение непосредственно документу, сформированному в ЕИС. Суды указали: если сведения приложений расходятся со сведениями документа о приёмке, приоритет в рамках установленной процедуры имеет информация самого документа о приёмке.

Это не означает, что любые цифры после электронной подписи становятся технически достоверными и больше не могут проверяться. В том же деле суды исследовали возражения по фактическим объёмам. Практическое значение иное: несовпадение документов необходимо обнаруживать до завершения электронной приёмки, поскольку после подписания спор перемещается из области обычного исправления чернового расчёта в область доказывания фактических обстоятельств и применения предусмотренного механизма корректировки.

Какие именно объёмы оспаривал заказчик

Заказчик возражал не против расчёта в целом, а против конкретных позиций актов. В числе спорных назывались очистка переправы и подходов от снега, намораживание льда, устройство лунок для измерения толщины льда, установка вех, отдельные материалы для дорожных знаков, а также эксплуатационные работы по очистке переправы.

Поэтому центральной задачей становилось установление фактического объёма по каждой спорной позиции. Сметная стоимость в такой ситуации является уже производным результатом: сначала требуется подтвердить количество и принадлежность работы к договорному объёму, затем проверить применённую позицию и только после этого выводить стоимость.

Именно поэтому сравнение одной общей суммы 2,25 млн рублей с другой суммой 2,95 млн рублей без расшифровки не давало бы достаточного ответа. Для профессиональной проверки нужен переход от итоговой стоимости обратно к измеримым работам.

Журнал выполненных работ стал самостоятельным доказательственным звеном

Подрядчик ссылался на журнал выполненных работ. Заказчик утверждал, что часть сведений об объёмах была внесена туда позднее и поэтому не подтверждает реальное выполнение спорных операций.

Суды исследовали этот довод и не признали само по себе более позднее внесение отдельных записей достаточным доказательством отсутствия работ. Было установлено, что журнал велся в процессе исполнения контракта, представитель заказчика имел к нему доступ и периодически его проверял. Апелляционный суд также указал, что по двум из исследованных позиций объёмы, отражённые в журнале, даже превышали объёмы, предъявленные в КС-2, при этом к оплате был заявлен меньший объём в пределах согласованной проектно-сметной документации.

Для аналогичной проверки это показывает значение промежуточной фиксации. Если объём работы впоследствии невозможно измерить непосредственно, журнал, акты скрытых работ, исполнительные схемы, результаты измерений и другие документы могут стать основным способом восстановить фактически выполненное количество.

Почему последующая проверка объёмов оказалась затруднена

Ледовая переправа являлась временным объектом. К моменту рассмотрения спора она была разобрана, поэтому непосредственная фактическая проверка оспариваемых объёмов стала невозможной. Суд прямо отметил утрату возможности физически проверить объёмы после демонтажа переправы.

Это обстоятельство усилило значение документов, сформированных во время выполнения работ. Заказчику разъяснялась возможность заявить ходатайство о судебной экспертизе, в том числе для проверки объёмов по исполнительной документации и исследования времени внесения отдельных записей, однако такое ходатайство заявлено не было.

Для временных, скрываемых или быстро изменяющихся работ эта проблема особенно характерна. После завершения технологического этапа восстановить исходный объём может быть существенно сложнее или невозможно. Поэтому измерение и документальная фиксация должны выполняться тогда, когда работа доступна для проверки.

КС-2, журнал и электронная приёмка отвечают на разные вопросы

Одна из основных ошибок при проверке — относиться ко всем документам как к взаимозаменяемым подтверждениям одной и той же информации. В действительности их функции различаются.

• Сметная документация задаёт согласованный состав работ, объёмы и стоимостную основу в пределах конкретного договора.
• КС-2 фиксирует предъявленный к приёмке объём выполненных работ по соответствующим позициям.
• КС-3 агрегирует стоимость предъявленных выполненных работ.
• Журнал работ позволяет проследить выполнение операций во времени и сопоставить предъявленный объём с ходом работ.
• Акты скрытых работ и иная исполнительная документация подтверждают отдельные операции, которые позднее невозможно непосредственно осмотреть.
• Электронный документ о приёмке фиксирует юридически значимый результат процедуры приёмки в ЕИС.

Проверка должна подтверждать согласованность этой цепочки. Если в КС-2 указан один объём, в журнале другой, а в электронном документе приёмки третий, наличие всех трёх документов не означает достаточность комплекта. Напротив, само расхождение требует остановки процедуры до выяснения причины.

Почему электронная подпись изменила практическое положение сторон

После подписания спорного документа заказчик попытался устранить его, обратившись в техническую поддержку ЕИС. Из материалов дела следовало, что уже подписанный сторонами и размещённый документ нельзя просто удалить. Для изменения стоимостных показателей предусмотрен механизм корректировочного документа.

Суды также указали, что корректировка существенных стоимостных показателей — количества и стоимости — может оформляться корректировочным документом, причём инициировать его в ЕИС способен не только подрядчик, но и заказчик.

Практическое значение здесь выходит за пределы технической работы с системой. Электронная подпись — это не финальная кнопка после обычной офисной проверки. В процессе строительной приёмки она должна применяться только после сверки объёмов и стоимости с теми документами, на основании которых уполномоченное лицо действительно намерено принять результат.

Как организовать контроль перед подписанием электронного акта

Для подобных контрактов полезен отдельный контрольный этап непосредственно перед электронной подписью. Его задача — подтвердить, что сведения в ЕИС совпадают с уже проверенным набором исполнительных и сметных документов.

1. Зафиксировать контрольную сумму. Итог электронного документа должен совпадать с утверждённым итогом комплекта КС-2 и КС-3.
2. Сверить объёмы по позициям. Особенно важно проверить позиции, которые изменялись в ходе исполнения или рассчитывались накопительным способом.
3. Проверить сметный предел. Выполненный объём необходимо соотнести с предусмотренным сметой количеством и отдельно идентифицировать любое превышение.
4. Сопоставить с журналом. По значимым работам должна существовать прослеживаемая связь между периодом выполнения, журналом и предъявленным количеством.
5. Проверить скрываемые работы. До приёмки должны быть сформированы документы, позволяющие подтвердить объём после закрытия конструкций или завершения временного этапа.
6. Сверить версию документа. Если в ЕИС создавались исправления, нужно убедиться, какая редакция фактически выводится на подпись.
7. Только после этого подписывать. Проверка после электронной подписи значительно хуже предотвращения расхождения до её применения.

Суд проверял не только подписанный акт

Несмотря на значение электронного документа, суд первой инстанции отдельно исследовал утверждение заказчика о завышенных объёмах. Было установлено, что подрядчик исключил из последующих актов непредвиденные работы, а выполнение спорных объёмов подтверждалось журналом работ. Суд также отметил отсутствие своевременных претензий заказчика по объёму и качеству в период выполнения первого этапа и отсутствие документированных контрольных замеров, которые позволили бы противопоставить данным подрядчика иной подтверждённый объём.

Апелляционный суд поддержал такой подход. Он указал, что несоответствие фактически выполненных объёмов предъявленным подрядчиком в рассматриваемом деле доказано не было. Одновременно суд отметил наличие у заказчика возможностей контролировать журнал и ход работ непосредственно в период исполнения контракта.

Поэтому практический вывод нельзя сводить к формуле «подписанный электронный акт всегда исключает спор». Судебное исследование фактического исполнения сохранило значение. Но чем слабее текущая фиксация заказчика, тем сложнее впоследствии доказать собственную версию объёмов, особенно когда объект уже нельзя исследовать непосредственно.

Почему сметный предел нужно отделять от фактического объёма

В апелляционном постановлении отдельно отмечено, что подрядчик по спорным позициям не вышел за пределы объёмов, предусмотренных сметой. По двум позициям журнал содержал даже больший фактический объём, однако к оплате предъявлялось меньшее количество — в пределах согласованной проектно-сметной документации.

Это позволяет разделить три показателя, которые при проверке не следует смешивать:

• сметный объём, предусмотренный документами контракта;
• фактически выполненный и подтверждаемый объём;
• объём, предъявленный к оплате.

Они могут совпадать, но это не обязательно. Например, фактически выполненное количество может оказаться больше сметного, а к оплате подрядчик предъявит только установленный договором предел. В другой ситуации предъявленный объём может превышать и сметное, и фактически подтверждаемое количество. Поэтому экспертиза должна сравнивать все три уровня.

Какие документы особенно важны для работ, которые невозможно проверить позднее

Рассматриваемая ледовая переправа — наглядный пример временного результата, однако тот же принцип применим к широкому кругу работ, которые скрываются последующими операциями или физически изменяются.

В таких случаях доказательственная цепочка должна создаваться одновременно с производством работ. В зависимости от их характера это могут быть акты освидетельствования, исполнительные схемы, журналы, измерительные ведомости, фотофиксация, документы на применённые материалы и другие предусмотренные проектом или договором подтверждения.

Основная задача — обеспечить возможность позднее ответить на три конкретных вопроса: что именно было выполнено, в каком количестве и на каком документальном основании этот объём включён в стоимость.

Если эти вопросы впервые начинают исследоваться только после возникновения разногласий, отсутствие своевременных измерений уже невозможно компенсировать одной общей ссылкой на выполненный объект.

Как работать с обнаруженным расхождением до оплаты

Если при проверке выявлено, что итог электронной приёмки не совпадает с КС-2, КС-3 или иным утверждённым расчётом, сначала необходимо локализовать расхождение. Следует сформировать таблицу различий по позициям, а не ограничиваться разницей между итоговыми суммами.

По каждой строке полезно установить:

• количество по смете;
• количество по КС-2;
• количество по журналу и исполнительным документам;
• количество, включённое в электронный документ;
• расценку и стоимость;
• причину расхождения;
• документ, подтверждающий исправление или изменение.

Только после такой сверки можно определить, является ли различие технической ошибкой, следствием разных редакций документов, результатом фактического изменения объёма или самостоятельным спором о выполнении работ.

Результат рассмотрения дела

Арбитражный суд Новосибирской области отказал администрации в требовании признать недействительным спорный акт приёмки и удовлетворил встречное требование подрядчика о взыскании задолженности за выполненные работы в размере 3 040 948,05 рубля. Суд пришёл к выводу, что заказчик не доказал заявленное несоответствие фактических объёмов, тогда как материалы дела подтверждали выполнение работ.

Седьмой арбитражный апелляционный суд постановлением от 22 марта 2024 года оставил решение без изменения, а жалобу заказчика — без удовлетворения. В доступном открытом наборе судебных актов по делу отражены решение первой инстанции и указанное апелляционное постановление; поэтому практический анализ ограничен этой подтверждённой процессуальной стадией.

Практический вывод

Эта ситуация показывает, что проверка стоимости выполненных работ должна завершаться не на КС-2 и КС-3, а только после сверки всех документов, которые участвуют в процедуре приёмки. Если электронный документ содержит другие объёмы или стоимость, именно это расхождение должно стать отдельным предметом контроля до подписания.

Особенно важна своевременная доказательственная фиксация. Когда работа временная, скрываемая или позднее становится недоступной для непосредственного измерения, восстановить объёмы постфактум существенно сложнее. Журнал, акты, исполнительная документация и контрольные замеры в такой ситуации приобретают практическое значение не как формальный архив, а как возможность доказать происхождение каждого оплачиваемого количества.

Для заказчика наиболее надёжная последовательность выглядит так: сметный объём → фактическое измерение → исполнительное подтверждение → КС-2 → КС-3 → электронный документ приёмки → электронная подпись. Если значения на соседних этапах не совпадают, причину следует установить до завершения приёмки, а не после возникновения требования об оплате.

Источник практики

Арбитражный суд Новосибирской области, дело № А45-17756/2023, решение от 12.01.2024 по спору о документе приёмки выполненных работ и взыскании задолженности по муниципальному контракту на строительство и эксплуатацию ледовой переправы «Спирино — Чингис».

Седьмой арбитражный апелляционный суд, постановление от 22.03.2024 № 07АП-1321/2024 по делу № А45-17756/2023. Решение Арбитражного суда Новосибирской области оставлено без изменения, апелляционная жалоба — без удовлетворения.

Материал подготовлен на основе открытых источников и не является описанием проекта нашей компании.